La gestione delle telecamere nel condominio tocca questioni tecniche, giuridiche e relazionali: la liberatoria è il documento che traduce in modo chiaro i diritti e i doveri dei condomini, dei terzi ripresi e dell’amministrazione condominiale. Questa guida offre un quadro pratico e aggiornato delle normative applicabili, dei principi di protezione dei dati e delle esigenze di sicurezza, spiegando quando e come predisporre una liberatoria valida e rispettosa della privacy.
Troverai indicazioni su chi deve firmare la liberatoria, quali informazioni obbligatorie inserire (finalità del trattamento, responsabile, tempi di conservazione, diritti degli interessati), nonché esempi concreti di clausole e accorgimenti tecnici per limitare l’impatto sulla riservatezza. L’obiettivo è fornire strumenti utili per conciliare la sicurezza collettiva con il rispetto delle normative (in particolare il GDPR) e prevenire contenziosi evitabili.
La lettura è pensata per amministratori, consigli di condominio e singoli condomini che desiderano operare con trasparenza e responsabilità: al termine troverai anche suggerimenti pratici per l’adozione, la conservazione e l’aggiornamento della liberatoria nel tempo. Per situazioni complesse o dubbi interpretativi, è sempre consigliabile rivolgersi a un professionista esperto in materia.
Indice
Come scrivere una liberatoria telecamere condominio
Una liberatoria per le telecamere in un condominio è un documento attraverso il quale i soggetti interessati vengono informati e, quando richiesto, esprimono il proprio consenso o comunque ricevono una chiara comunicazione circa l’installazione e l’utilizzo di un impianto di videosorveglianza che cattura immagini nelle aree comuni o prospicienti il complesso condominiale. Non si tratta soltanto di una firma: il documento deve ricostruire in modo trasparente le finalità del trattamento delle immagini, le garanzie tecniche e organizzative adottate per tutelare la riservatezza delle persone riprese, e le modalità concrete con cui gli interessati possono esercitare i propri diritti secondo il Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e la normativa italiana in materia di protezione dei dati personali.
Nel testo della liberatoria va indicata con precisione l’identità del titolare del trattamento, che di norma è l’amministratore del condominio o il condominio stesso nella persona dell’amministratore, con l’indirizzo e i recapiti per le comunicazioni. È fondamentale spiegare le finalità del trattamento delle immagini in termini chiari e comprensibili, specificando se la videosorveglianza è destinata esclusivamente a prevenire reati e a garantire la sicurezza delle persone e dei beni o se sono previste anche finalità ulteriori, come l’accertamento di violazioni regolamentari. Occorre altresì indicare la base giuridica del trattamento: quando possibile e appropriato va chiarito se ci si fonda su un legittimo interesse del condominio, su una delibera assembleare o su un consenso informato; va richiamata la distinzione tra consenso e altre basi giuridiche, evidenziando che il consenso dev’essere libero, specifico e revocabile e che in ambito condominiale, per motivi di equità e rappresentatività, molto spesso la legittimità dell’impianto si fonda su una delibera assembleare e sul bilanciamento degli interessi.
La liberatoria deve descrivere l’oggetto materiale del trattamento: le aree riprese (es. androne, scale, cortile, ingressi), l’eventuale ripresa di spazi esterni o pubblici e i punti in cui sono collocate le telecamere, nonché se l’impianto raccoglie anche registrazioni audio (per le quali vigono regole più rigide e che in molti casi sono vietate se non strettamente necessarie). Dev’essere indicato il tipo di dati trattati (immagini video, metadati, eventuali dati temporali), la durata conservazione delle registrazioni e i criteri adottati per la determinazione di tale periodo: la normativa e le linee guida dell’autorità di controllo raccomandano che il periodo di conservazione sia limitato al tempo strettamente necessario e che, salvo specifiche esigenze probatorie, non si conservino le immagini oltre un periodo ragionevole (di norma poche decine di giorni, spesso 24–72 ore o fino a 7 giorni in funzione delle circostanze), con esplicita indicazione delle modalità di conservazione per eventuali registrazioni che si ritengano necessarie per fini probatori. Devono essere chiarite le modalità di accesso alle immagini, chi può visionarle (amministratore, soggetti incaricati, eventualmente forze dell’ordine) e le condizioni in cui terzi possono ottenerne copia.
È indispensabile descrivere i destinatari o le categorie di destinatari dei dati: soggetti interni incaricati della gestione dell’impianto, eventuali responsabili esterni del trattamento (società di installazione, società di manutenzione, società che fornisce il servizio di registrazione su cloud), nonché l’eventuale comunicazione alle autorità competenti in caso di reati. La liberatoria deve inoltre richiamare i diritti riconosciuti agli interessati dal GDPR: il diritto di accesso alle immagini che li riguardano, di rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità quando applicabile, opposizione e diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo, indicando le modalità pratiche per esercitare tali diritti e i recapiti del responsabile interno o del DPO se presente.
Dal punto di vista tecnico e di sicurezza, il documento dovrebbe sintetizzare le principali misure adottate per la protezione dei dati: criteri di cifratura o protezione delle registrazioni, politiche di backup, controlli di accesso, registrazione degli accessi alle immagini e accordi contrattuali con i responsabili esterni che impongano obblighi di riservatezza e sicurezza conformi al GDPR. È opportuno prevedere una dichiarazione che le immagini non saranno utilizzate per finalità diverse da quelle indicate, salvo informazioni e consenso espresso per diffusione o pubblicazione in casi particolari, e che l’uso delle immagini per finalità diverse richiederà un’ulteriore base giuridica.
La liberatoria deve contenere una parte finale in cui il soggetto sottoscrive il consenso informato o prende atto dell’informativa, con l’indicazione delle generalità del firmatario, l’eventuale qualifica (proprietario, conduttore, ospite), l’ubicazione dell’unità immobiliare e la data e la firma. Se si richiede il consenso, il testo deve spiegare chiaramente che il consenso può essere revocato in qualsiasi momento e illustrare le conseguenze pratiche della revoca, nonché le eventuali alternative praticabili. Va chiarito anche se la mancata sottoscrizione comporta impedimenti all’installazione dell’impianto o se la decisione è rimessa alla delibera assembleare; in altri termini, la liberatoria non deve indurre a credere che il consenso individuale sia l’unico mezzo per legittimare l’impianto quando la legge o le decisioni assembleari possono rappresentare una base giuridica alternativa.
Infine, la redazione della liberatoria dovrebbe tenere conto delle disposizioni specifiche in tema di videosorveglianza dell’autorità di protezione dei dati e delle pronunce giurisprudenziali che hanno ribadito l’obbligo di informazione, la correttezza delle finalità e la proporzionalità delle riprese. Quando le telecamere possono riprendere aree pubbliche o proprietà private terze è ancora più importante motivare e giustificare la misura con un adeguato bilanciamento degli interessi e, se necessario, raccogliere il consenso degli interessati; quando invece l’installazione è decisa dall’assemblea condominiale, la liberatoria può assumere la forma di un’informativa accompagnata dalla delibera che motiva l’intervento e disciplina le modalità di gestione dell’impianto. In ogni caso il documento deve trasmettere chiarezza, trasparenza e garanzie operative tali da consentire agli interessati di comprendere pienamente chi tratta i loro dati, perché, per quanto tempo e con quali tutele.
Modello liberatoria telecamere condominio
Il sottoscritto/a __________, nato/a il __________ a __________, residente in __________, via/piazza __________ n. __________, codice fiscale __________, in qualità di (barrare la voce che interessa) Proprietario □ Conduttore/Occupante □ altro __________, dell’unità immobiliare sita in __________ (Edificio/Condominio) __________, dichiara quanto segue.
1) Premesso che nell’immobile condominiale sito in __________ sono installate e/o verranno installate apparecchiature di videosorveglianza per finalità di sicurezza e tutela del patrimonio condominiale, il sottoscritto:
– prende atto dell’informativa privacy relativa al trattamento dei dati personali e delle immagini, resa ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile;
– autorizza il trattamento delle immagini che lo ritraggono, raccolte dalle telecamere installate nelle aree comuni del condominio sito in __________, per le finalità di sicurezza, prevenzione e accertamento di illeciti e per la tutela dei diritti del condominio.
2) Titolare del trattamento dei dati:
Nome/Denominazione: __________
Indirizzo sede: __________
Telefono/e-mail contatto: __________
3) Responsabili/Incaricati del trattamento:
Sono incaricati del trattamento i soggetti designati dall’Amministratore del condominio e le eventuali ditte incaricate della gestione e manutenzione degli impianti; i dati potranno essere comunicati alle Forze dell’Ordine, a soggetti terzi per obblighi di legge o per la tutela dei diritti del condominio.
4) Modalità e conservazione:
Le registrazioni saranno effettuate mediante sistemi elettronici; il periodo di conservazione delle immagini è stabilito in __________ giorni/mesi salvo specifiche esigenze investigative o obblighi di legge che giustifichino una conservazione più lunga.
5) Diritti dell’interessato:
Il sottoscritto è informato dei diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui il diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, opposizione, portabilità dei dati e di proporre reclamo all’Autorità di controllo; per l’esercizio dei diritti può rivolgersi al Titolare del trattamento ai recapiti sopra indicati.
6) Dichiarazioni:
Il sottoscritto dichiara di aver ricevuto ogni informazione utile, di aver compreso le finalità e le modalità del trattamento e di prestare la presente liberatoria/consenso in modo libero, informato e volontario.
Luogo __________, data __________
Firma del dichiarante __________
Firma dell’Amministratore/Responsabile che prende atto __________